Informasi yang wajib diumumkan serta-merta adalah informasi yang harus segera disampaikan kepada publik apabila terjadi situasi tertentu. Hal ini termasuk informasi tentang bencana alam, perubahan mendadak dalam kebijakan publik, atau insiden yang berdampak signifikan pada masyarakat. Misalnya, dalam kasus bencana alam, PPID harus segera menyediakan informasi mengenai langkah-langkah evakuasi dan bantuan yang tersedia.
Kemajuan teknologi informasi telah membuka berbagai peluang bagi PPID untuk memanfaatkan sistem digital dalam menjalankan tugasnya. Salah satu inovasi yang signifikan adalah penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik.