Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah entitas yang ditunjuk dalam instansi pemerintah untuk mengelola dan menyediakan akses informasi kepada publik. Pembentukan PPID dilatarbelakangi oleh kebutuhan akan transparansi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan. Dasar hukum dari keberadaan PPID di Indonesia adalah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Tujuan utama dari pembentukan PPID adalah untuk memastikan bahwa informasi yang dihasilkan dan dikelola oleh badan publik dapat diakses oleh masyarakat secara luas. Ini termasuk informasi tentang kebijakan, program, anggaran, dan laporan kinerja instansi pemerintah. Melalui PPID, masyarakat memiliki hak untuk mengetahui dan memantau aktivitas pemerintah, yang pada akhirnya meningkatkan partisipasi publik dan mendorong tata kelola pemerintahan yang lebih baik.
PPID memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab utama. Pertama, PPID bertanggung jawab untuk mengumpulkan, mendokumentasikan, dan menyimpan informasi yang relevan dengan kegiatan instansi. Kedua, PPID harus memastikan bahwa informasi tersebut dapat diakses oleh publik dengan mudah, baik melalui situs web resmi atau melalui permintaan langsung. Ketiga, PPID bertugas untuk memberikan jawaban atas permintaan informasi dari masyarakat dalam jangka waktu yang ditentukan oleh undang-undang.
Dengan adanya PPID, diharapkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dapat terus ditingkatkan, serta mendorong partisipasi aktif masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik.
Kemajuan teknologi informasi telah membuka berbagai peluang bagi PPID untuk memanfaatkan sistem digital dalam menjalankan tugasnya. Salah satu inovasi yang signifikan adalah penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik.