Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) memiliki tanggung jawab penting dalam mengelola dan menyediakan berbagai jenis informasi kepada masyarakat. Informasi yang dikelola oleh PPID dapat diklasifikasikan ke dalam beberapa kategori utama, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
Dengan adanya PPID, diharapkan transparansi dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dapat terus ditingkatkan, serta mendorong partisipasi aktif masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik.
Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala mencakup data yang harus secara rutin diperbarui dan dipublikasikan oleh badan publik. Contohnya termasuk laporan keuangan tahunan, rencana strategis, dan statistik kinerja layanan publik. Informasi ini biasanya dapat diakses melalui situs web resmi badan publik atau melalui publikasi yang disebarluaskan kepada masyarakat.
Kemajuan teknologi informasi telah membuka berbagai peluang bagi PPID untuk memanfaatkan sistem digital dalam menjalankan tugasnya. Salah satu inovasi yang signifikan adalah penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik.