Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) merupakan komponen penting dalam struktur organisasi pemerintah.
Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP).
Keputusan Gubernur NTT Nomor 91/KEP/HK/2019 tentang Pengelola Layanan Informasi dan Dokumentasi Provinsi NTT.
Prosedur permintaan informasi melalui Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dimulai dengan pemohon memenuhi beberapa persyaratan dasar.
Setelah permintaan informasi diterima, PPID akan memulai proses internal untuk memverifikasi dokumen yang diajukan. Proses verifikasi ini termasuk mengecek keabsahan identitas pemohon dan kelengkapan informasi yang diminta.
Setelah data terkumpul, PPID akan menyusun informasi tersebut dalam format yang sesuai dengan permintaan pemohon. Informasi tersebut kemudian disampaikan kepada pemohon melalui media yang telah disepakati.
Penting untuk dicatat bahwa terdapat rentang waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan permintaan informasi. Umumnya, waktu yang diberikan adalah 10 hingga 20 hari kerja, tergantung pada kompleksitas informasi yang diminta dan kebijakan internal organisasi.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah entitas yang ditunjuk dalam instansi pemerintah untuk mengelola dan menyediakan akses informasi kepada publik. Pembentukan PPID dilatarbelakangi oleh kebutuhan akan transparansi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan pemerintahan. Dasar hukum dari keberadaan PPID di Indonesia adalah Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala mencakup data yang harus secara rutin diperbarui dan dipublikasikan oleh badan publik.
Informasi yang wajib diumumkan dan harus segera disampaikan kepada publik apabila terjadi situasi tertentu. Misalnya bencana alam, perubahan mendadak dalam kebijakan publik, atau insiden yang berdampak signifikan pada masyarakat.
Informasi ini dirancang untuk melindungi hal-hal yang dapat membahayakan kepentingan dan keamanan negara jika dibuka. Contohnya yang meliputi data strategi pertahanan, operasi militer, serta intelijen dan lain-lain.
Informasi yang harus selalu dapat diakses oleh masyarakat tanpa harus menunggu pengumuman resmi. Contoh dari jenis informasi ini mencakup peraturan perundang-undangan, prosedur administrasi, dan kontak layanan informasi publik.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) merupakan komponen penting dalam struktur organisasi pemerintah, terutama di era digital ini. PPID bertanggung jawab untuk mengelola informasi dan dokumentasi yang dimiliki oleh badan publik, serta menjamin aksesibilitas informasi tersebut kepada masyarakat.
PPID tidak hanya berfungsi sebagai pengelola informasi, tetapi juga sebagai pengelola dokumentasi yang berperan penting dalam menjaga integritas dan keutuhan data. Hal ini sangat relevan di era digital, di mana informasi dapat dengan mudah diakses dan disebarluaskan melalui berbagai platform digital.
PPID menjadi garda terdepan dalam memastikan hak masyarakat untuk memperoleh informasi publik, terkait berbagai data dan dokumen yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima oleh suatu badan publik. Informasi tersebut meliputi penyelenggaraan negara, penyelenggaraan badan publik, dan informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.
Kemajuan teknologi informasi telah membuka berbagai peluang bagi PPID untuk memanfaatkan sistem digital dalam menjalankan tugasnya. Salah satu inovasi yang signifikan adalah penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik.
